La truffa del buon dipendente inizia con un problema che sembra richiedere una soluzione immediata. Qualcuno chiama l’attività, sostiene di conoscere il responsabile e pretende un pagamento per evitare una sanzione, un’interruzione del servizio o un debito in sospeso.
La Guardia Civil ha messo in guardia da questa modalità, che si basa sulla disponibilità del lavoratore a risolvere un inconveniente. L’interlocutore può presentarsi come fornitore, gestore o rappresentante di un organismo, invece di fingere direttamente di essere il capo.
La richiesta decisiva arriva poi: trasferire denaro o facilitare un mezzo di pagamento senza controllare, per un’altra via, se l’obbligo esiste.
Come riescono a far sembrare reale un ordine falso
L’uso di nomi, incarichi o dettagli dell’esercizio aiuta a dare credibilità alla telefonata. Tuttavia, conoscere quei dati non dimostra che l’interlocutore sia autorizzato a ordinare un’operazione.
Nella truffa del CEO, una modalità correlata, il criminale sostituisce un dirigente per ottenere pagamenti. INCIBE identifica come segnali di allarme l’urgenza, la riservatezza e i cambiamenti inattesi nei dati bancari.
Obiettivo è impedire al dipendente di interrompere la comunicazione e di consultare. La pressione sostituisce la procedura abituale: quanto meno tempo c’è per pensare, più difficile diventa rilevare che la richiesta non è adatta.
Cadere nella truffa non giustifica qualsiasi licenziamento
Il fatto che l’azienda perda denaro non risolve da solo la responsabilità lavorativa del dipendente. Un licenziamento disciplinare richiede un grave e colpevole inadempimento, secondo l’articolo 54 dello Estatuto de los Trabajadores.
Per questo devono essere distinte situazioni diverse. Non è equivalente agire nell’ambito delle funzioni assegnate e seguire una procedura apparentemente valida, disattendendo però istruzioni espressamente di sicurezza o realizzando operazioni per le quali non si ha autorizzazione.
La valutazione dipenderà dai fatti accertati. Presentare qualsiasi vittima come responsabile della truffa elimina tale distinzione e può trasferire al lavoratore una conseguenza che non si deduce automaticamente dall’inganno.
Cosa deve fare il dipendente di fronte a un pagamento urgente
La verifica deve essere effettuata tramite un canale indipendente. Se l’ordine arriva per telefono, si può interrompere la chiamata e contattare il responsabile tramite il numero che l’azienda usa abitualmente.
Rispondere allo stesso messaggio sospetto o chiamare il numero di telefono fornito dal presunto gestore non offre tale verifica. La verifica deve essere fatta fuori dal circuito controllato da chi richiede il denaro.
INCIBE raccomanda di stabilire un doppio controllo per determinate operazioni e procedure specifiche per nuovi conti bancari. Queste misure consentono che la decisione non dipenda da un solo dipendente sottoposto a pressione.
Cosa conservare se il pagamento è già stato effettuato
La reazione iniziale deve includere l’avviso alla banca e all’azienda, così come la conservazione di messaggi, giustificativi e dati dell’operazione. INCIBE consiglia anche di sporgere denuncia presso la Polizia o la Guardia Civil e offre orientamento tramite il 017.
Se dopo si apre una procedura disciplinare, quei documenti aiutano a ricostruire quale ordine si è ricevuto, quali verifiche sono state effettuate e quali istruzioni erano in vigore. Il lavoratore deve conservare anche le comunicazioni con i suoi superiori e i protocolli che gli erano stati forniti prima dell’incidente.