La caduta di Microsoft può anche complicare le riunioni di lavoro, le lezioni e le videoconferenze che milioni di persone organizzano tramite Outlook e Microsoft Teams. L’incidenza non significa che tutte le chiamate siano interrotte, ma può impedire di consultare l’agenda, creare nuove convocazioni, inviare inviti o recuperare i link necessari per connettersi.
Il problema è legato a Exchange Online, il servizio che gestisce la posta e i calendari di Microsoft 365. Alcune funzioni di Teams necessitano di connettersi a questa infrastruttura per mostrare le riunioni programmate e gestire gli inviti. Quando quella connessione fallisce, l’app può restare aperta e consentire determinate comunicazioni, ma non offrire tutta la sua funzionalità.
La differenza è importante per chi ha una riunione prevista: non poter consultare il calendario di Teams non significa necessariamente che la videoconferenza non si terrà. Se l’organizzatore e i partecipanti conservano il link di accesso, possono provare a connettersi direttamente senza passare dall’agenda di Outlook.
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Cosa sta fallendo in Microsoft Teams
Uno dei problemi più rilevanti riguarda il calendario di Teams. Gli utenti possono riscontrare difficoltà nel consultare le riunioni previste, caricare gli eventi o recuperare i dati di una convocazione. Questa funzione è collegata con Exchange Online, per cui l’incidenza della posta può trasferirsi all’organizzazione delle videoconferenze.
Possono anche verificarsi errori durante la programmazione di nuove riunioni da Outlook o durante la gestione degli inviti. L’integrazione tra entrambe le applicazioni consente di creare una convocazione nel calendario e aggiungere automaticamente i dati per entrare in Teams. Se Outlook o Exchange non rispondono, quel processo può restare bloccato o non completarsi correttamente.
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Microsoft ha identificato inoltre problemi di accesso a diverse funzioni di Teams all’interno dell’incidenza generale di Microsoft 365. L’azienda non ha comunicato che l’intera piattaforma di videotelefonia sia fuori servizio: alcune funzioni che non dipendono da Exchange possono continuare a funzionare.
La messaggistica ha registrato anche un incidente indipendente durante giovedì 12 novembre, con ritardi e guasti nell’invio di messaggi, nella creazione di conversazioni o nel recupero delle chat. Microsoft ha comunicato successivamente di aver ripristinato quel servizio per gli utenti interessati nelle regioni d’America. Questo problema non deve essere confuso con l’incidente più ampio che colpisce le connessioni di Microsoft 365.
È possibile tenere le riunioni di Microsoft Teams già convocate?
In molti casi, sì. Se la riunione era già stata creata e i partecipanti conservano il collegamento di accesso, possono provare a entrare direttamente da esso. L’invito non deve necessariamente essere visibile nel calendario affinché il collegamento consenta di accedere alla sala virtuale.
Microsoft consente di partecipare a una riunione dal browser o dall’applicazione desktop. Aprendo il collegamento, l’utente può scegliere tra l’utilizzo di Teams installato sul dispositivo o continuare nella versione web, purché l’organizzatore consenta questa modalità di accesso.
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È anche possibile entrare come ospite in determinate riunioni professionali o educative. In tal caso, basta aprire il collegamento, scrivere il nome e richiedere l’accesso se l’organizzazione utilizza una sala d’attesa. In tutti i casi non è indispensabile disporre di un account Teams.
La situazione può essere diversa se l’organizzatore non riesce a avviare la riunione, se il collegamento non è stato generato correttamente o se il servizio di Teams presenta errori di accesso. Per questo, conservare l’invito originale e verificare con l’organizzatore che la convocazione sia ancora valida può evitare spostamenti o attese inutili.
Come entrare in una riunione di Teams se Outlook non funziona
La prima opzione è recuperare il collegamento da un luogo diverso dalla posta elettronica interessata. Può essere salvato in un messaggio di WhatsApp, in una conversazione di un altro servizio di messaggistica, in un invito scaricato o in una nota condivisa con i partecipanti.
Se il collegamento è disponibile, si può aprire direttamente nel browser. Teams offre la possibilità di continuare sul web senza installare l’applicazione e, quando la configurazione della riunione lo consente, di partecipare come ospite. Se l’accesso dal browser non funziona, provare con l’applicazione desktop o con il cellulare può servire a verificare se il problema riguarda una modalità specifica.
Un’altra possibilità è chiedere all’organizzatore di re-inviare il collegamento tramite un canale alternativo. Se non può utilizzare Outlook, può condividerlo tramite telefono, SMS o un’applicazione di messaggistica indipendente. È importante che invii il collegamento completo e verifichi che corrisponda alla riunione corretta.
L’alternativa del telefono per non perdere una riunione
Alcune convocazioni di Teams includono un numero di telefono di accesso telefonico. Questa opzione consente di partecipare all’audio della riunione tramite una chiamata convenzionale, senza dipendere dalla videocamera, dal microfono del computer o dalla connessione video.
Il numero e l’identificativo della conferenza appaiono nell’invito quando l’organizzazione ha abilitato l’audio-conferenza. Il partecipante può chiamare da un telefono cellulare o fisso e inserire i dati richiesti dal sistema. Non tutte le riunioni includono questa possibilità, quindi conviene verificarla nella convocazione originale.
Se non esiste un numero di accesso, l’organizzatore può scegliere di chiamare direttamente i partecipanti o trasferire la conversazione a una chiamata telefonica convenzionale. È un’alternativa limitata rispetto a una videoconferenza, ma consente di mantenere una conversazione urgente mentre i servizi vengono ripristinati.
Zoom, Google Meet e Webex: altre opzioni per organizzare videochiamate
Quando non è possibile creare o mantenere una riunione da Teams, l’organizzatore può convocare una nuova sessione su un’altra piattaforma. Zoom, Google Meet e Cisco Webex consentono di tenere videoconferenze, condividere lo schermo e inviare collegamenti di accesso ai partecipanti.
Google Meet consente di creare riunioni dalla sua pagina web e di condividere il collegamento con i partecipanti. I partecipanti possono accedere da un browser compatibile o dall’app mobile. È un’opzione particolarmente semplice se gli utenti usano già un account Google.
Zoom offre riunioni tramite link di invito e consente di connettersi dal computer, dal telefono o dal browser nei casi ammessi. L’organizzatore può generare una nuova convocazione e distribuirla tramite posta elettronica alternativa o messaggistica.
Cisco Webex consente anche di programmare riunioni e condividere collegamenti affinché i partecipanti possano partecipare da diversi dispositivi. È un’alternativa utilizzata in contesti professionali e organizzazioni che dispongono già di questo strumento.
Il cambio di piattaforma richiede di comunicare di nuovo l’ora, il link e le istruzioni di accesso. Non basta inviare un nuovo invito: tutti i partecipanti devono sapere che la riunione originale di Teams è stata sostituita e quale sia il canale valido per connettersi.
Che cosa fare se hai una lezione, un colloquio o una riunione di lavoro
Se hai una riunione importante durante l’interruzione, la cosa più pratica è verificare prima se conservi la convocazione e il link. Se non puoi consultare il calendario, contatta l’organizzatore tramite un canale diverso da Outlook per confermare che l’appuntamento prosegue.
Se sei tu a organizzare la riunione, comunica qualsiasi modifica tramite un canale alternativo e evita di creare convocazioni duplicate senza controllare prima se quella originale è ancora attiva. Se decidi di passare a Zoom, Google Meet o Webex, invia un unico link definitivo e conferma che tutti gli assistenti lo abbiano ricevuto.
Nel caso delle lezioni e dei colloqui, conviene concordare un’alternativa prima che arrivi l’ora prevista. Una chiamata telefonica può servire a risolvere una conversazione breve, mentre una piattaforma diversa consente di mantenere la videochiamata e condividere documenti o presentazioni.
Come consultare se Teams ha ripristinato la normalità
Microsoft pubblica gli incidenti e gli aggiornamenti dei suoi servizi nella sua pagina ufficiale di stato. Gli utenti possono consultare status.cloud.microsoft per verificare la situazione generale di Microsoft 365. Nelle account professionali, gli amministratori dispongono di informazioni più dettagliate nel centro di amministrazione.
Il ripristino di Outlook e Teams può avvenire in momenti diversi, perché non tutte le funzioni dipendono dagli stessi componenti. Per questo, il fatto che l’e-mail torni a funzionare non garantisce automaticamente che il calendario, la programmazione delle riunioni o tutte le connessioni di Teams siano già state ripristinate.