Cirque du Soleil y SAP han dado un nuevo paso en su colaboración tecnológica, iniciada en 2001, con la creación de un asistente de inteligencia artificial que ha logrado recortar de 30 a dos minutos el tiempo medio necesario para gestionar las consultas de los proveedores sobre sus facturas, dentro del proceso de transformación digital de la compañía de espectáculos.
La alianza entre ambas organizaciones se extiende a las áreas de finanzas, compras, recursos humanos y viajes, además de a la modernización de los sistemas de gestión empresarial de Cirque du Soleil mediante su migración a la nube con RISE with SAP y SAP Cloud ERP.
La empresa canadiense, que acaba de estrenar en Madrid “Kurios - Gabinete de Curiosidades”, dispone de 38 producciones y una plantilla cercana a los 4.000 empleados, entre ellos 1.300 artistas de más de 50 países. Su operativa exige coordinar personal, proveedores y actividades repartidos por múltiples mercados.
Entre los proyectos más recientes desarrollados con SAP destaca la automatización de la atención a las consultas sobre el estado de las facturas. Cirque du Soleil tramita más de 70.000 facturas anuales y alrededor del 40% de las preguntas que recibe el departamento de cuentas a pagar se refieren a la situación de los pagos.
Antes de implantar esta solución, el equipo debía localizar la información en distintas plataformas para comprobar el estado de cada factura y las causas de posibles demoras. Para mejorar este flujo de trabajo, los equipos tecnológicos de ambas compañías se reunieron en Montreal en enero de 2025 y evaluaron cómo aplicar la inteligencia artificial.
El proyecto ha dado lugar a un asistente basado en SAP Business AI y SAP Business Technology Platform que analiza los correos electrónicos entrantes, reconoce las facturas mencionadas, consulta su estado y elabora propuestas de respuesta en inglés y francés.
La solución también captura datos de los documentos adjuntos y es capaz de tratar por separado las consultas que incluyen varias facturas en un mismo mensaje.
Su puesta en marcha ha permitido reducir el tiempo medio de tramitación de cada consulta de 30 a solo 2 minutos, aligerando la carga de trabajo manual del equipo de cuentas a pagar y ofreciendo contestaciones más ágiles a los proveedores.
Compras y viajes
La gestión de compras es otro de los pilares de esta colaboración. Cirque du Soleil trabaja con 16.000 proveedores activos repartidos por todo el planeta, que suministran desde los materiales para sus más de 18.000 trajes hasta el equipamiento técnico necesario para los espectáculos.
Con SAP Ariba, la compañía ha concentrado en una única plataforma la información de compras y proveedores y ha acelerado sus flujos de trabajo, logrando mejoras en el control del gasto, el cumplimiento normativo y la cooperación con sus suministradores. Algunas tareas de aprovisionamiento se completan hasta cinco veces más rápido que con los sistemas previos.
Además, Cirque du Soleil organiza una media de 7.000 desplazamientos al año para artistas, técnicos y personal de apoyo. El uso de SAP Concur le ha permitido unificar la gestión de viajes y gastos a escala global, aumentar la visibilidad de los costes y simplificar los trámites administrativos.
En el ámbito de recursos humanos, la organización se apoya en SAP SuccessFactors para automatizar procesos y centralizar la información de su plantilla. Sus funciones de autoservicio facilitan que los empleados consulten sus nóminas, actualicen datos personales y gestionen permisos y ausencias desde distintos dispositivos y ubicaciones.
Integración de los sistemas en la nube
La transformación tecnológica incluye también la adopción de un modelo de gestión integrado en la nube con RISE with SAP y SAP Cloud ERP. La meta es conectar los datos y procesos de las diferentes áreas de negocio, frente al anterior escenario de sistemas aislados, para agilizar el acceso a la información y respaldar una toma de decisiones más ágil.
La combinación de SAP Cloud ERP y SAP Business Technology Platform hace posible estandarizar y automatizar procesos, simplificar el mantenimiento de los datos y llevar a cabo actualizaciones periódicas en la nube.