No siempre es necesario realizar personalmente todas las gestiones con la Agencia Tributaria. Un contribuyente puede autorizar a otra persona para que actúe en su nombre ante Hacienda mediante un apoderamiento, una herramienta especialmente útil cuando se quiere delegar un trámite en un familiar, un gestor, un abogado o un asesor fiscal.
El sistema permite determinar qué puede hacer exactamente el representante. El poder puede concederse para uno o varios trámites concretos o alcanzar categorías más amplias de actuaciones, dependiendo del apoderamiento otorgado.
Además, la autorización puede revocarse posteriormente, por lo que el contribuyente mantiene el control sobre la representación concedida.
Qué es un apoderamiento ante Hacienda
El apoderamiento permite que una persona —el poderdante— autorice a otra —el apoderado— para realizar determinadas actuaciones ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en su nombre.
No significa entregar al representante las credenciales personales del contribuyente. De hecho, no se deben compartir certificados electrónicos, contraseñas ni credenciales de Cl@ve para permitir que otra persona haga un trámite.
El representante utiliza sus propios medios de identificación y actúa amparado por el poder que previamente le ha concedido el interesado.
La Agencia Tributaria dispone de un Registro de apoderamientos en el que pueden incorporarse estas autorizaciones para realizar trámites por Internet.
Cómo apoderar a alguien por Internet
Una de las formas más sencillas de conceder la representación es hacerlo electrónicamente desde la sede de la Agencia Tributaria.
El interesado debe acceder al apartado correspondiente al Registro de apoderamientos e identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos para el procedimiento.
Desde allí puede seleccionar el trámite o los trámites para los que quiere conceder el poder e introducir los datos de la persona que actuará como representante.
La ventaja de este sistema es que no es necesario acudir físicamente a una oficina de Hacienda cuando el procedimiento puede completarse electrónicamente.
Una vez registrado correctamente el apoderamiento, el representante podrá actuar utilizando su propia identificación electrónica en aquellos procedimientos para los que haya sido autorizado.
También puede hacerse presencialmente
El apoderamiento también puede concederse mediante comparecencia personal en una oficina de la Agencia Tributaria.
En estos casos, el contribuyente debe seguir el procedimiento establecido por la AEAT y aportar la documentación necesaria para acreditar su identidad y formalizar la autorización.
Para acudir a las oficinas de la Agencia Tributaria puede ser necesario solicitar cita previa, dependiendo del servicio que se quiera utilizar.
Esta alternativa puede resultar útil para quienes no dispongan de medios de identificación electrónica o prefieran realizar personalmente el alta del apoderamiento.
El poder también puede otorgarse mediante documento público o privado
Además de las vías electrónica y presencial, la Agencia Tributaria contempla la posibilidad de incorporar determinados poderes al registro mediante documentos públicos o documentos privados con firma legitimada notarialmente, siempre que se cumplan los requisitos establecidos.
Por tanto, existen distintas vías para acreditar que una persona está facultada para actuar en nombre de otra.
La opción adecuada dependerá de las circunstancias del contribuyente, de la amplitud de la representación y del trámite que quiera delegarse.
¿Se puede autorizar solamente un trámite concreto?
Sí. Una de las principales ventajas del sistema es que el apoderamiento puede limitarse a determinados trámites.
No es necesario conceder a un asesor o familiar capacidad para realizar cualquier gestión tributaria si únicamente se necesita ayuda para una actuación específica.
La Agencia Tributaria dispone de un catálogo de trámites que pueden ser objeto de apoderamiento. Esto permite elegir qué actuaciones podrá realizar el representante.
También existen apoderamientos generales para determinadas categorías de trámites, por lo que resulta importante comprobar el alcance exacto del poder antes de concederlo.
Por ejemplo, un contribuyente puede necesitar representación para presentar determinada documentación, atender ciertas actuaciones tributarias o consultar determinados datos, sin que ello implique necesariamente conceder autorización para todas sus relaciones con Hacienda.
¿Puede el apoderado recibir notificaciones de Hacienda?
La recepción de notificaciones merece especial atención porque puede tener consecuencias jurídicas importantes.
La Agencia Tributaria contempla apoderamientos específicos relacionados con la recepción de comunicaciones y notificaciones, por lo que no debe darse por supuesto que cualquier autorización para realizar un trámite permite automáticamente recibir todas las notificaciones del contribuyente.
Si se pretende que el representante pueda acceder a ellas, es fundamental comprobar que el poder concedido incluye expresamente esa facultad y cumple los requisitos correspondientes.
Esto resulta especialmente relevante porque una notificación tributaria puede iniciar plazos para contestar un requerimiento, formular alegaciones, pagar una deuda o presentar un recurso.
Cuánto dura un apoderamiento
La duración del poder dependerá de cómo se haya configurado el apoderamiento y de las condiciones aplicables a la autorización concedida.
El contribuyente puede establecer, cuando el sistema y el tipo de poder lo permitan, el periodo durante el que estará vigente la autorización.
Por ello, antes de confirmar el alta conviene comprobar la fecha de vigencia y el alcance del poder, especialmente cuando únicamente se necesita representación durante un periodo determinado.
Si deja de ser necesario antes de que termine su vigencia, el contribuyente puede proceder a su revocación.
Cómo revocar un poder concedido a otra persona
Un apoderamiento ante Hacienda no tiene por qué mantenerse indefinidamente.
El poderdante puede revocar la autorización que había concedido y dejar sin efecto la representación para actuaciones futuras. La Agencia Tributaria permite gestionar estas autorizaciones a través de su Registro de apoderamientos.
La revocación resulta especialmente recomendable cuando termina la relación con un asesor o gestor, cuando ya se ha realizado el trámite para el que se concedió el poder o cuando el contribuyente simplemente deja de querer que esa persona pueda actuar en su nombre.
También es aconsejable revisar periódicamente qué poderes siguen activos para evitar mantener autorizaciones que ya no son necesarias.
El apoderado también puede renunciar
La representación no depende únicamente de la voluntad de quien concede el poder. La persona apoderada también puede renunciar al apoderamiento siguiendo el procedimiento previsto.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando un profesional deja de prestar servicios al contribuyente.
Por este motivo, cuando existe una relación continuada con un asesor fiscal conviene comprobar que las autorizaciones necesarias siguen vigentes antes de afrontar una gestión con un plazo próximo.
No compartas tu certificado digital ni tus claves
Autorizar a otra persona mediante el procedimiento oficial evita una práctica que supone un riesgo de seguridad: entregar las credenciales electrónicas personales a un tercero.
Un certificado digital o las credenciales de acceso permiten realizar numerosas actuaciones vinculadas a la identidad de su titular. Compartirlos puede dar acceso a información y procedimientos que nada tienen que ver con la gestión que se quería delegar.
El apoderamiento permite precisamente evitar ese problema: el representante actúa con su propia identificación y dentro de las facultades que le han sido concedidas.
Por ello, antes de delegar una gestión tributaria conviene definir qué trámites necesita realizar el representante, durante cuánto tiempo debe poder hacerlo y si necesita facultades adicionales, como acceder a determinadas notificaciones. Y, cuando la autorización deje de ser necesaria, revocarla en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria.